Os momentos de contingenciamento financeiro contribuem para uma coisa, é importante dizer: durante eles, o ser humano aprende a ser mais consciente com o bolso, o ambiente, o tempo. O corte de verbas imposto pelo governo federal à Universidade Federal de Pelotas (UFPel), por exemplo, possibilitou à instituição modernizar o sistema de registro de documentações. Se antes tudo era feito com papel e demorava para ser transportado entre uma unidade e outra, após a adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) tudo ganhou agilidade, economia e sustentabilidade.

Desde o dia 1º todo o conteúdo processual - memorandos, ofícios, notas - é criado, analisado, editado e até mesmo assinado de forma virtual, ficando disponível simultaneamente e em tempo real a todas as unidades da UFPel e para o público em geral. Em 18 dias úteis, dois mil processos já foram abertos dessa forma - média de mais de cem por dia. O pró-reitor de Gestão da Informação e Comunicação, Júlio Mattos, explica que a mudança partiu do decreto 8.539 de 8 de outubro de 2015. Assinado pela então presidente Dilma Rousseff (PT), ele determina que todos os órgãos federais deveriam implementar, em até dois anos, sistemas do Processo Eletrônico Nacional (PEN), cujo objetivo, o próprio nome diz, é promover melhorias nos trâmites burocráticos da máquina pública brasileira.

Dentre as opções disponíveis, a UFPel escolheu o SEI, criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), sob a justificativa de características como baixo custo, sistema multiplataforma, atuação colaborativa - mais de uma unidade pode acessar os sistemas simultaneamente - e histórico de implementações bem-sucedidas em órgãos como a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), a Fundação Universidade do Rio Grande (Furg) e a Polícia Federal. A utilização por esta faz o gestor do SEI na UFPel, Flávio Oliveira, garantir que o sistema é protegido contra possíveis ataques eletrônicos.

Benefícios
O coordenador de Processos e Informações Institucionais da UFPel, Paulo de Almeida Afonso, destaca que a mudança garantirá maior agilidade nos trâmites da universidade. Ele explica: se antes um processo precisava ser impresso e enviado de uma unidade até outra, levando dias para tal, agora tudo será automático. “Além disso, temos custos por ter os prédios espalhados. Isso significará economia para a universidade”, completa.
Atualmente, todo o processo iniciado antes de 1º de novembro ainda utilizará papel. Os novos já serão totalmente eletrônicos.